马德里商标注册条件及时间申请国际注册之前，申请人为了确保自己的商标与指定缔约方的在先申请或注册商标没有冲突，可以对在先权利进行检索，很多国家/地区知识产权局都提供专门的数据库，鉴于专业知识和语言障碍，以前这类查询一般都需要委托代理组织协助。为了给予国际注册申请人力所能及的帮助，世界知识产权组织国际局（以下简称国际局）在其官网上提供了一个专门用于查询的“全球品牌数据库（Global Brand Datahase）”。
通过布尔检索、邻近检索、词干检索、发音检索以及“模糊”检索等各能，申请人可以迅速找到相同或近似的文字商标，它还具备图形检索功能。但是该数据库的查询范围主要针对马德里国际注册商标，并不包括直接向某些缔约方（也就是马德里体系之外）申请的商标。申请人通过国际局的“成员国程序”（Member Procedures）入口，可以登录各缔约方主管局的官网检索商标注册簿。
通过马德里体系注册商标，申请人至少应满足以下三个条件中的一个：在我国有真实有效的工商营业所、住所或者我国国籍。
申请人需要填写中文和外文两种申请书，申请人可以通过中国商标网的“国际注册”栏目中的“下载书式”条目下载。中文申请书的正式名称为《马德里商标国际注册申请书》，外文申请书正式名称为MM2.中文申请书的填写比较简单，马德里商标注册申请人只要按照国内基础注册情况逐项填写即可，外文申请书需填写的主要信息和中文申请书基本一致。商品翻译是填写外文申请书最重要的环节，难度最高。申请人可以通过三个翻译工具来提高翻译的准确率：
3．通过字典和翻译软件翻译的商品可能不符合相关要求，申请人可以逋过国际局官网提供的翻译软件进行核对，尽量找到国际局可接受的标准商品。
由于美国对商品的要求非常严格，即便国际局和绝大部分缔约方均接受的商品，仍然可能被美国以“商品过于宽泛、需要细化”等理由临讨驳回（Office Action）₃为了减少被驳回的概率，马德里商标注册申请人可以使用美国官冈提供的“可接受商品及服务指南”数据库（U.S Acceptable Identification of Goods and Services Manual）对商品进行修订，满足美国主管局的要求。
中国商标网对申请书的填写提供了一些指导，如果申请人熟练掌握英文，需翻译的商品也不复杂，一般在60分钟内即可完成中英文两份申请书的填写工作。
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